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如何做一個(gè)合格的會(huì)議記錄者
一.會(huì)議記錄者的功能
會(huì)議記錄者主要有4種功能。
◆會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。
◆會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。
這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過(guò)程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。
◆會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來(lái)可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問(wèn)題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書來(lái)專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。
◆觀察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來(lái)觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過(guò)長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來(lái)提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會(huì)議誤區(qū)：
第一誤區(qū)社會(huì)性懈怠
社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無(wú)所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過(guò)”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問(wèn)題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。
對(duì)于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對(duì)答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對(duì)此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會(huì)的真正價(jià)值。
第二誤區(qū)從眾心理
從眾心理就是大家都用一種聲音說(shuō)話。參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說(shuō)話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬希饕且驗(yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮?duì)很多個(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。
這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者這樣的第三者來(lái)觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。
第三誤區(qū)團(tuán)體極化
團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好或者極壞。無(wú)論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。
會(huì)議記錄者的客觀立場(chǎng)能夠幫助克服這種誤區(qū)。
二.誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者
許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最“簡(jiǎn)單”的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)椋幻玫臅?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì)議記錄者不僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間;一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。
所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能：
◆反應(yīng)快。對(duì)于大家提到的問(wèn)題，能夠迅速反應(yīng)。
◆寫字快。做會(huì)議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。
◆知識(shí)面廣。在做會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽到一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，沒有相對(duì)廣的知識(shí)面，對(duì)這些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，你可能既聽不懂，也不會(huì)寫。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力。
◆記憶力特別強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說(shuō)事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長(zhǎng)的問(wèn)題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。
◆組織能力強(qiáng)。
◆傾聽能力強(qiáng)。
◆總結(jié)能力強(qiáng)。
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